Инструмент № 6 — Автоматическое создание документов
Зачем?
Сократить затраты времени сотрудников отдела продаж на рутиные операции. Дополнительно исключается человеческий фактор (ошибки в тексте документов).
Если дополнительно добавить автоматическую отправку данных документов, то получится полноценная система.
Создание каких документов можно автоматизировать?
- Спецификации и коммерческие предложения.
- Счета на оплату.
- Проекты договоров.
- Акты сдачи-приемки работ / накладные на товары.
- Персонализированные письма о сотрудничестве.
- Письма о выполнении работ
- Письма об отсутствии подписанного договора.
- Письма о начале работ и предоставлении исходных данных.
- Письма о получении оплаты.
- Письма о приостановки работ по причине отсутствия исходных данных.
Соответственно, менеджеры не будут тратить свое время на подготовку документов, а будут продавать!
Как внедрить?
Нужно использовать современную CRM, где есть модуль генерации документов. В нашем случае это был Битрикс24. Подрядчик настраивал шаблоны по 500 руб. за каждый.
Кому поручить: коммерческому директору / РОПу.
Стоимость: 500 руб. за каждый шаблон.
Срок внедрения: 1 месяц.
Пример из практики
У нас были конкретные ситуации, которые осложняли работу с Заказчиками:
- Не предоставляли исходные данные.
- Заказчик затягивал/забывал вовремя подписать договора, но передачу работы требовал.
- Нужно было благодарить Заказчиков за подписание договора и за получение оплаты.
Таким образом, решили настроить генерацию документов в Битрикс 24. В данной CRM уже его готовый конструктор шаблонов, который уже преднастроен для создания проектов договоров и счетом на оплату. Наших шаблонов писем там не было….
Своими силами мы сделали текстовые шаблоны писем (как они должны быть) с выделением полей, которые должны меняться из данных CRM. Дополнительно мы сделали поля для подстановки ФИО и должности в родительном падеже, т.к. Битрикс это не умеет.
Мы нашли обычного партнера Битрикса и отправили ему шаблоны документов на оценку стоимости. Результат нас обрадовал — 500 руб. за каждый шаблон. Все 5 шаблонов настроили за 1 день.
В итоге за 2 клика менеджер получает реальное официальное письмо в формате .pdf с подписью и печатью.
Дополнительная литература
Инструкции пользования конкретной CRM