Автоматическая генерация документов

Инструмент № 6 — Автоматическое создание документов

Зачем?

Сократить затраты времени сотрудников отдела продаж на рутиные операции. Дополнительно исключается человеческий фактор (ошибки в тексте документов).

Если дополнительно добавить автоматическую отправку данных документов, то получится полноценная система.

Создание каких документов можно автоматизировать?

1. Спецификации и коммерческие предложения.
2. Счета на оплату.
3. Проекты договоров.
4. Акты сдачи-приемки работ / накладные на товары.
5. Персонализированные письма о сотрудничестве.
6. Письма о выполнении работ
7. Письма об отсутствии подписанного договора.
8. Письма о начале работ и предоставлении исходных данных.
9. Письма о получении оплаты.
10. Письма о приостановки работ по причине отсутствия исходных данных.

Соответственно, менеджеры не будут тратить свое время на подготовку документов, а будут продавать!

Как внедрить?

Нужно использовать современную CRM, где есть модуль генерации документов. В нашем случае это был Битрикс24. Подрядчик настраивал шаблоны по 500 руб. за каждый.

Кому поручить: коммерческому директору / РОПу.
Стоимость: 500 руб. за каждый шаблон.
Срок внедрения: 1 месяц.

Пример из практики

У нас были конкретные ситуации, которые осложняли работу с Заказчиками:

1. Не предоставляли исходные данные.
2. Заказчик затягивал/забывал вовремя подписать договора, но передачу работы требовал.
3. Нужно было благодарить Заказчиков за подписание договора и за получение оплаты.

Таким образом, решили настроить генерацию документов в Битрикс 24. В данной CRM уже его готовый конструктор шаблонов, который уже преднастроен для создания проектов договоров и счетом на оплату. Наших шаблонов писем там не было….

Своими силами мы сделали текстовые шаблоны писем (как они должны быть) с выделением полей, которые должны меняться из данных CRM. Дополнительно мы сделали поля для подстановки ФИО и должности в родительном падеже, т.к. Битрикс это не умеет.

Мы нашли обычного партнера Битрикса и отправили ему шаблоны документов на оценку стоимости. Результат нас обрадовал — 500 руб. за каждый шаблон. Все 5 шаблонов настроили за 1 день.

В итоге за 2 клика менеджер получает реальное официальное письмо в формате .pdf с подписью и печатью.

Дополнительная литература

Инструкции пользования конкретной CRM