Ежедневный отчет менеджера по активности

Инструмент № 8 — Ежедневный отчет менеджера по активности

С чего всё началось? У нас небольшой коммерческий отдел — 3 сотрудника. И даже в таком составе не ясно — сотрудник активно работал или нет?

Поэтому мы решили внедрить ежедневный отчет , а именно условие — рабочий день каждого сотрудника коммерческого отдела считается завершенным после отправки данного отчета своему руководителю.

Как внедрнить?

1. Определить время предоставления отчета.
2. Разработать единую таблицу, куда РОП будет вносить данные со своего отчета и сотрудников.
3. Выделить все виды активности сотрудников.

Кому поручить: коммерческий директор или начальник отдела продаж.

Стоимость: бесплатно.

Срок внедрения: 1 день.

Пример из практики

Описание активности сотрудников в коммерческом отделе ООО «ЦентрПроектЗащита»:

Звонки все, шт. — учитываются все попытки звонков (ситуации когда занято, абонент не может ответить и др.), данные берутся из CRM.

Результативные звонки. шт. — количество звонков, когда достигнут результат (например, узнать необходимую информацию). Т.к. у нас внедрена интеграция с IP-телефонией, то менеджеры при каждом звонка просто ставят результат: «Дозвонился», «Не дозвонился» или «Перезвонить позже». В итоге данные для таблицы берутся из CRM.

Длительность звонков, сек. — Длительность всех звонков (результативных и нет). Данные берутся из CRM.

Исх. E-mail, шт. — Количество всех отправленных электронных сообщенией

Создано контрагентов, шт. — количество новых компаний, добавленных в CRM.

Создано контактов, шт. — количество новых сотрудников Заказчиков, добавленных в CRM.

ПОСы, шт. — общее предложение о сотрудничестве (с видами деятельности).

Документы, шт. — подготовленные официальные письма и КП, можно учитывать справки, статьи и любые документы. Если мы готовим комплект документов на тендер, то каждое приложение считаем отдельным документом.

Публикации на сайте/соц. сетях — количество опубликованных материалов на сайте компании, блоках и разных страницах в соц. сетях. Это не создание контента, а именно публикация.

Встречи с Заказчиками/партнерами — количество личных встреч и видео переговоров в течении рабочего дня.

В перспективе добавим еще счетчик отправленных сообщений в мессенджерах и социальных сетях. Это будет после интеграции нашей CRM.

Важный момент! Все данные в таблицу специально заполняются вручную. Это позволяем менеджеру самому понять и осознать насколько он интенсивно работал в течении дня.

Просто собирайте фактические данные! После 6 месяцев у вас будет точный норматив активности каждого сотрудника, который мы сможете увеличивать!

Говорит Курманов Николай