Инструмент № 4 — Автоматизация процессов внутри организации
Разберем смысл известной фразы «кризис у нас в головах». На самом деле, на рынках любой отрасли с течением времени повышается уровень конкуренции и снижается рентабельность. Данные изменения длительные и занимают десятилетия. В кризис эти же изменения происходят за несколько лет. Соответственно, основное количество компаний просто не готово к таким быстрым изменениям, и как следствие испытывают финансовые трудности или уходят с рынка.
Таким образом, кризис это просто быстрое изменение рынка. И бесполезно ждать его завершения – легче не станет, нужно принять эти факты и научиться работать в новых условиях. И только те компании, руководители которых постоянно занимались повышением эффективности систем и разработкой новых продуктов, не только стабильно работают, но и получают прибыль и занимают лидирующие позиции в отрасли.
Оптимизация и автоматизация процессов позволяют отделу продаж работать эффективно и снизить вероятность человеческого фактора. Вам знакомы ситуации, когда:
- менеджер забыл отправить заказчику коммерческое предложение;
- потерян запрос от постоянного клиента;
- отсутствует эффективное взаимодействие между отделами;
- затягивается процесс согласования документов внутри организации.
Если у вас цель создать систему продаж, где собственник не участвует в сбыте продукции или услуг, то необходимо разработать и внедрить основные бизнес–процессы отдела продаж.
Курманов Николай
Это ключевой элемент в построении современной и эффективной организации. Если вы регламентируете абсолютно все процессы, то вы сможете тиражировать систему – отрывать филиалы, привлекать партнеров по договору франчайзинга или создавать новые организации по «коробочному» решению.
Как внедрить
- Разработать перечень основных бизнес-процессов отдела продаж, например:
- получение входящей корреспонденции;
- отправка исходящей корреспонденции;
- подготовка коммерческого предложения;
- согласование объема с заказа с графиком производства;
- защита коммерческого предложения;
- согласование договора;
- передача заказа в производство;
- контроль исполнения заказа;
- передача выполненного заказа клиенту;
- получение оплаты;
- задачи на каждом этапе воронки продаж.
- Детально описать этапы каждого процесса.
- Используя встроенный в CRM конструктор провести автоматизацию необходимых бизнес процессов.
- Издать приказ в организации о внедрении данных бизнес-процессов и обязательном использовании всеми сотрудниками.
- Регулярно проводить анализ и оптимизацию процессов.
Кому поручить: коммерческому директору, начальнику отдела продаж.
Стоимость: бесплатно.
Срок внедрения: 3 месяца.
Пример из практики
В компании «ЦентрПроектЗащита» удалось создать первый успешный отдел продаж только к её десятилетию. Как было сказано ранее, пять попыток, а соответственно и пять отделов продаж, были провальными – никаких результатов за все время! Генеральному директору приходилось самостоятельно заниматься продажами, что естественно негативно сказывалось на развитии компании – ему просто не хватало времени на все задачи!
Сейчас мы точно знаем причину таких результатов – сотрудники не знали что и как делать (в том числе руководитель отдела). Они работали хаотично, в основном ориентировались на интуицию и свой личный опыт.
Только после детального описания процессов, разработки стандартов организации у менеджеров отдела продаж начали появляться положительные результаты. Появилась система, которая определяла правила работы сотрудников и взаимодействия между отделами.
Дополнительная литература
- Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум. Рыбаков М.Ю.
- Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. Репин В.
- Как построить веб-студию, работающую без собственника. AIC.QSOFT. https://www.youtube.com.