Конструктор процессов

№ 4. Постройте процессы

Инструмент № 4 — Автоматизация процессов внутри организации

Разберем смысл известной фразы «кризис у нас в головах». На самом деле, на рынках любой отрасли с течением времени повышается уровень конкуренции и снижается рентабельность. Данные изменения длительные и занимают десятилетия. В кризис эти же изменения происходят за несколько лет. Соответственно, основное количество компаний просто не готово к таким быстрым изменениям, и как следствие испытывают финансовые трудности или уходят с рынка.

Таким образом, кризис это просто быстрое изменение рынка. И бесполезно ждать его завершения – легче не станет, нужно принять эти факты и научиться работать в новых условиях. И только те компании, руководители которых постоянно занимались повышением эффективности систем и разработкой новых продуктов, не только стабильно работают, но и получают прибыль и занимают лидирующие позиции в отрасли.

Оптимизация и автоматизация процессов позволяют отделу продаж работать эффективно и снизить вероятность человеческого фактора. Вам знакомы ситуации, когда:

  • менеджер забыл отправить заказчику коммерческое предложение;
  • потерян запрос от постоянного клиента;
  • отсутствует эффективное взаимодействие между отделами;
  • затягивается процесс согласования документов внутри организации.

Если у вас цель создать систему продаж, где собственник не участвует в сбыте продукции или услуг, то необходимо разработать и внедрить основные бизнес–процессы отдела продаж.

Курманов Николай

Это ключевой элемент в построении современной и эффективной организации. Если вы регламентируете абсолютно все процессы, то вы сможете тиражировать систему – отрывать филиалы, привлекать партнеров по договору франчайзинга или создавать новые организации по «коробочному» решению.

Как внедрить

  1. Разработать перечень основных бизнес-процессов отдела продаж, например:
  2. получение входящей корреспонденции;
  3. отправка исходящей корреспонденции;
  4. подготовка коммерческого предложения;
  5. согласование объема с заказа с графиком производства;
  6. защита коммерческого предложения;
  7. согласование договора;
  8. передача заказа в производство;
  9. контроль исполнения заказа;
  10. передача выполненного заказа клиенту;
  11. получение оплаты;
  12. задачи на каждом этапе воронки продаж.
  13. Детально описать этапы каждого процесса.
  14. Используя встроенный в CRM конструктор провести автоматизацию необходимых бизнес процессов.
  15. Издать приказ в организации о внедрении данных бизнес-процессов и обязательном использовании всеми сотрудниками.
  16. Регулярно проводить анализ и оптимизацию процессов.

Кому поручить:  коммерческому директору, начальнику отдела продаж.

Стоимость: бесплатно.

Срок внедрения: 3 месяца.

Пример из практики

В компании «ЦентрПроектЗащита» удалось создать первый успешный отдел продаж только к её десятилетию. Как было сказано ранее, пять попыток, а соответственно и пять отделов продаж, были провальными – никаких результатов за все время! Генеральному директору приходилось самостоятельно заниматься продажами, что естественно негативно сказывалось на развитии компании – ему просто не хватало времени на все задачи!

Пример бизнес-процессов в проектной организации
Пример бизнес-процессов в проектной организации

Сейчас мы точно знаем причину таких результатов – сотрудники не знали что и как делать (в том числе руководитель отдела). Они работали хаотично, в основном ориентировались на интуицию и свой личный опыт.

Только после детального описания процессов, разработки стандартов организации у менеджеров отдела продаж начали появляться положительные результаты. Появилась система, которая определяла правила работы сотрудников и взаимодействия между отделами.

Дополнительная литература

  1. Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум. Рыбаков М.Ю.
  2. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. Репин В.
  3. Как построить веб-студию, работающую без собственника. AIC.QSOFT. https://www.youtube.com.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *