Постройте процессы

Инструмент № 4 — Автоматизация процессов внутри организации

Разберем смысл известной фразы «кризис у нас в головах». На самом деле, на рынках любой отрасли с течением времени повышается уровень конкуренции и снижается рентабельность. Данные изменения длительные и занимают десятилетия. В кризис эти же изменения происходят за несколько лет. Соответственно, основное количество компаний просто не готово к таким быстрым изменениям, и как следствие испытывают финансовые трудности или уходят с рынка.

Таким образом, кризис это просто быстрое изменение рынка. И бесполезно ждать его завершения – легче не станет, нужно принять эти факты и научиться работать в новых условиях. И только те компании, руководители которых постоянно занимались повышением эффективности систем и разработкой новых продуктов, не только стабильно работают, но и получают прибыль и занимают лидирующие позиции в отрасли.

Оптимизация и автоматизация процессов позволяют отделу продаж работать эффективно и снизить вероятность человеческого фактора. Вам знакомы ситуации, когда:

• менеджер забыл отправить заказчику коммерческое предложение;
• потерян запрос от постоянного клиента;
• отсутствует эффективное взаимодействие между отделами;
• затягивается процесс согласования документов внутри организации.

Если у вас цель создать систему продаж, где собственник не участвует в сбыте продукции или услуг, то необходимо разработать и внедрить основные бизнес–процессы отдела продаж.

Курманов Николай

Это ключевой элемент в построении современной и эффективной организации. Если вы регламентируете абсолютно все процессы, то вы сможете тиражировать систему – отрывать филиалы, привлекать партнеров по договору франчайзинга или создавать новые организации по «коробочному» решению.

Как внедрить

1. Разработать перечень основных бизнес-процессов отдела продаж, например:
2. получение входящей корреспонденции;
3. отправка исходящей корреспонденции;
4. подготовка коммерческого предложения;
5. согласование объема с заказа с графиком производства;
6. защита коммерческого предложения;
7. согласование договора;
8. передача заказа в производство;
9. контроль исполнения заказа;
10. передача выполненного заказа клиенту;
11. получение оплаты;
12. задачи на каждом этапе воронки продаж.
13. Детально описать этапы каждого процесса.
14. Используя встроенный в CRM конструктор провести автоматизацию необходимых бизнес процессов.
15. Издать приказ в организации о внедрении данных бизнес-процессов и обязательном использовании всеми сотрудниками.
16. Регулярно проводить анализ и оптимизацию процессов.

Кому поручить:  коммерческому директору, начальнику отдела продаж.

Стоимость: бесплатно.

Срок внедрения: 3 месяца.

Пример из практики

В компании «ЦентрПроектЗащита» удалось создать первый успешный отдел продаж только к её десятилетию. Как было сказано ранее, пять попыток, а соответственно и пять отделов продаж, были провальными – никаких результатов за все время! Генеральному директору приходилось самостоятельно заниматься продажами, что естественно негативно сказывалось на развитии компании – ему просто не хватало времени на все задачи!

Сейчас мы точно знаем причину таких результатов – сотрудники не знали что и как делать (в том числе руководитель отдела). Они работали хаотично, в основном ориентировались на интуицию и свой личный опыт.

Только после детального описания процессов, разработки стандартов организации у менеджеров отдела продаж начали появляться положительные результаты. Появилась система, которая определяла правила работы сотрудников и взаимодействия между отделами.

Дополнительная литература

1. Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум. Рыбаков М.Ю.
2. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. Репин В.
3. Как построить веб-студию, работающую без собственника. AIC.QSOFT. https://www.youtube.com.